Polityka organizacji

POLITYKA PRZESTRZEGANIA PRAW CZŁOWIEKA W SPÓŁCE ICONA Sp. z o.o.

Informacje wprowadzające

1.
Respektowanie fundamentalnych praw człowieka leży u podstaw zrównoważonego rozwoju spółki ICONA. Podstawą Polityki są kluczowe wartości mające na celu poszanowanie praw człowieka oraz zapobieganie sytuacjom, w których działania podejmowane przez ICONA pośrednio czy też bezpośrednio naruszałyby prawa człowieka. ICONA deklaruje przestrzegania praw człowieka oraz usystematyzowanie zasad zapewniających poszanowanie praw człowieka, a w szczególności poszanowania godności każdego Pracownika, bez względu na jakiekolwiek różnice występujące pomiędzy ludźmi.

2.
Celem Polityki jest zakomunikowanie przez Zarząd zaangażowania w zapewnienie poszanowania praw człowieka, a w szczególności poszanowania niezbywalnej godności każdej osoby w relacjach z pracownikami, partnerami biznesowymi, mieszkańcami społeczności lokalnych oraz pozostałymi osobami, na które działania ICONA mogą mieć wpływ lub które na Spółki mogą wpływać swoimi decyzjami.

3.
Poszanowanie praw człowieka przez ICONA znajduje odzwierciedlenie w kształtowaniu odpowiedzialnych i etycznych wzorców zachowania, znajduje również wyraz w systemie regulacji wewnętrznych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

4.
ICONA dokłada wszelkich starań aby zapewniać wszystkim Pracownikom oraz osobom współpracującym z ICONA bezpieczne warunki pracy, jak również tworzyć możliwości rozwoju i samorealizacji, przy jednoczesnym poszanowaniu prawa do równego i sprawiedliwego traktowania. ICONA gwarantuje odpowiednią reakcję na naruszenie praw człowieka, a w szczególności podejmuje adekwatne działania w celu zapobiegania naruszeniom, łagodzenia skutków naruszenia oraz stosowania środków zaradczych i naprawczych.

5.
Polityka obowiązuje wszystkich Pracowników, niezależnie od zajmowanego stanowiska, czy pełnionej funkcji. Dotyczy także Członków Zarządu, jak również Pełnomocników i Przedstawicieli. ICONA oczekuje, iż nasi partnerzy także będą respektować zasady biznesowe, które będą spójne z naszym sposobem prowadzenia działalności.

6.
Realizacja Polityki przejawia się w:
a) przestrzeganiu zasad dotyczących ochrony praw człowieka,
b) umożliwieniu zgłaszania Nieprawidłowości, również tych dotyczących naruszenia praw człowieka,
c) uwzględniania kwestii przestrzegania praw człowieka w relacjach z partnerami biznesowymi,

Postanowienia ogólne

1. Karta Praw Człowieka. ICONA respektuje zasady wynikające z Międzynarodowej Karty Praw Człowieka (obejmującej Powszechną Deklarację Praw Człowieka, Międzynarodowy Pakt Praw Obywatelskich i Politycznych oraz Międzynarodowy Pakt Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych), a także zasad dotyczących praw podstawowych, które są wyszczególnione w Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej Podstawowych Zasad i Praw w Pracy.

2. ICONA opiera swoją działalność na szacunku do drugiego człowieka, a w szczególności wyznaje poniższe zasady.

2.1. Prawa człowieka. W ICONA jest to fundament prowadzenia nowoczesnej i stabilnej firmy. ICONA respektuje prawa człowieka poprzez identyfikowanie oraz zapobieganie sytuacjom mogącym prowadzić do ich naruszenia. Niezależnie od stanowiska, wszyscy pracownicy, współpracownicy i partnerzy mają prawo do szacunku, poszanowania godności osobistej, a także ochrony i prywatności życia osobistego oraz rodzinnego. W ICONA szanowane i przestrzegane są międzynarodowe standardy dotyczące praw człowieka oraz międzynarodowe standardy pracy, traktując je jako fundamentalne i powszechne.

2.2. Bezpieczeństwo i higiena pracy. Bezpieczeństwo, zdrowie i dobro naszych pracowników od wielu lat jest priorytetem Spółki. ICONA minimalizuje ryzyko wypadków, urazów i zagrożeń dla zdrowia oraz zapewnia bezpieczne i zdrowe miejsce pracy, które jest zgodne z przepisami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. ICONA monitoruje ryzyka, a także stosuje adekwatną do zagrożeń profilaktykę tak, aby praca była bezpieczna. Jednocześnie ICONA wymaga od współpracowników, jak również podwykonawców i firm współpracujących z ICONA, przestrzegania obowiązujących w niej zasad. Bezpieczeństwo ludzi jest w Spółce priorytetem.

2.3. Wolność, tolerancja oraz promowanie różnorodności: ICONA zobowiązuje się do systemowego zwalczania wszelkich przejawów dyskryminacji i nierównego traktowania, do zapewnienia wewnętrznych regulacji sankcjonujących równe prawa i szacunek wszystkim Pracownikom i osobom trzecim, niezależnie od piastowanego stanowiska, wieku, płci, ani jakiejkolwiek innej cechy i różnicy, włączając w to mechanizmy reagowania na przypadki potencjalnych naruszeń praw, w tym zapewnienie mechanizmu zgłoszeń Nieprawidłowości przez Pracowników i osoby trzecie. W ICONA promowana jest równość zatrudnienia, która opiera się o zróżnicowane i zintegrowane środowisko pracy.

2.4. Eliminacja pracy dzieci, pracy przymusowej oraz handlu ludźmi. Pod żadnym pozorem ICONA nie akceptuje wykorzystywania pracy dzieci, pracy niewolniczej lub jakiejkolwiek innej formy pracy przymusowej (tj. wszelkich form zmuszania do pracy) czy też handlu ludźmi. Eliminacja dotyczy nie tylko ICONA, ale również podmiotów trzecich działających na jej rzecz.

2.5. Eliminacja molestowania i przemocy. ICONA zobowiązuje się do kreowania przyjaznego środowiska pracy, które sprzeciwia się molestowaniu, wyzyskowi i przemocy. Spółka prowadzi działalność w sposób uczciwy oraz przejrzysty z poszanowaniem praw oraz godności człowieka.

2.6. Uczciwe środowisko pracy. ICONA przestrzega przepisów dotyczących warunków zatrudnienia, a w szczególności respektuje zasady dotyczące płacy, godzin pracy, nadgodzin i innych świadczeń pracowniczych. Spółka dokłada wszelkich starań, aby zagwarantować pracownikom prawo do korzystania ze sprawiedliwych i korzystnych warunków pracy respektujących przy tym wymagania dotyczące bezpieczeństwa i higieny. ICONA respektuje prawo do wypoczynku oraz czasu wolnego. W ICONA wspiera się zachowanie zdrowej równowagi między życiem zawodowym i osobistym naszych pracowników.

3. Wdrażanie procedur. Polityka jest wdrażana poprzez stosowanie procedur należytej staranności oraz podejmowania stosowanych interwencji. Proces wdrażania jest wspierany między innymi przez biuro do spraw zasobów ludzkich, audytu i kontroli, zgodności, zakupów, handlu, środowiska i społecznej odpowiedzialności biznesu, prawne.

Monitorowanie i kontrola realizacji Polityki

1. Osoby będące ofiarami lub świadkami nieprzestrzegania zasad określonych w Polityce mogą dokonać zgłoszenia do działu HR oraz bezpośrednio do Prezesa spółki. Zgłoszenia sugerujące, że Polityka została w jakikolwiek sposób naruszona będą traktowane z zachowaniem najwyższej poufności.

2. Osoba dopuszczająca się naruszenia Polityki naraża się na podjęcie w stosunku do niej działań dyscyplinarnych, a także na poniesienie innych konsekwencji przewidzianych prawem. Proces postępowania wyjaśniającego prowadzony jest w sposób sprawiedliwy, bezstronny i przejrzysty. Na podstawie uzyskanych wyników ICONA podejmie adekwatne działania.

3. Poszanowanie praw człowieka, w tym analizowanie ewentualnych przypadków ich naruszania, będzie monitorowane poprzez zbieranie i analizę danych statystycznych, w sposób, który zapewni uzyskanie informacji umożliwiającej porównanie do okresu poprzedniego.

4. ICONA identyfikując przypadki naruszeń praw człowieka dokonuje oceny skutków, jakie z nich wynikają, oceniając je w możliwie najszerszym zakresie.

5. W przypadku zidentyfikowania naruszeń praw człowieka podejmowane będą działania naprawcze mające na celu zmniejszenie ryzyka wystąpienia tego typu zdarzeń w przyszłości.

6. ICONA monitoruje:
a) wdrażanie Kodeksu etyki współpracy z partnerami biznesowymi w ramach prowadzonej działalności, upowszechniając te zasady wśród swoich partnerów handlowych i dostawców oraz podejmuje wszelkie działania mające na celu jej przestrzeganie;
b) prawa człowieka w ICONA za pomocą cyklicznych szkoleń (a w szczególności z zakresu zapewniania zgodności i ograniczania ryzyka braku zgodności oraz możliwości przeciwdziałania wystąpieniu Nieprawidłowości.

7. ICONA będzie dokonywać okresowego przeglądu Polityki, a także jej wdrażania pod kątem skuteczności i prawidłowości.

8. ICONA będzie korzystać z usług niezależnych stron trzecich w zakresie monitorowania zgodności z Polityką, jak również prowadzić dialog z zainteresowanymi stronami.

KODEKS WSPÓŁPRACY Z PARTNERAMI BIZNESOWYMI

Nasze oczekiwania

Jeżeli uczestniczysz w naszych postępowaniach zakupowych, zapoznaj się z kodeksem i podpisz oświadczenie, że stosujesz te zasady w swoim biznesie. Cenimy przejrzystość, dlatego zastrzegamy sobie możliwość sprawdzenia, w jaki sposób przestrzegasz określonych przez nas standardów. W razie potrzeby poprosimy Cię o złożenie wyjaśnień i dostarczenie odpowiednich dokumentów. Jeżeli naruszysz zasady kodeksu, poprosimy Cię o wdrożenie działań naprawczych. W przypadku rażących naruszeń możemy wstrzymać wykonywanie umowy. Jeżeli nie będziesz mógł dalej przestrzegać zapisów kodeksu, możemy rozwiązać umowę na zasadach i w trybie określonych w umowie. Jeżeli będziemy z Tobą współpracować, „Kodeks postępowania dla partnerów biznesowych ICONA” będzie integralną częścią umowy. Podpisując ją, zobowiązujesz się do stosowania określonych przez nas zasad podczas realizacji umowy.

Nasze zobowiązania

Chcemy zbudować z Tobą partnerskie relacje, oparte na etyce i zaufaniu. W naszej działalności kierujemy się zasadami zrównoważonego i odpowiedzialnego rozwoju. Dlatego uwzględniamy je również w łańcuchu dostaw. Te zasady są dla nas ważne i zobowiązujemy się ich przestrzegać we współpracy z Tobą. Jest to zbiór stosowanych przez nas dobrych praktyk. Kodeks ujednolica nasze minimalne wymagania wobec dostawców. Dzięki temu możesz być pewien, że do wszystkich podchodzimy w ten sam sposób. Dodatkowo określenie zasad pomoże zmniejszyć ryzyko negatywnych zdarzeń związanych ze standardami pracy, ochrony środowiska naturalnego czy etyki w biznesie.

PRAWA CZŁOWIEKA I STANDARDY PRACY

W naszej działalności kierujemy się najwyższymi standardami etyki i odpowiedzialności społecznej. Również od Ciebie oczekujemy przestrzegania zasad etyki, praw człowieka i praw pracowniczych. Dbałość o bezpieczeństwo w miejscu pracy i zdrowie pracowników Zapewnij swoim pracownikom bezpieczne warunki pracy, przestrzegaj przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej i ochrony zdrowia. W szczególności:
– zapewniaj bezpieczne i zdrowe warunki wykonywania pracy,
– zapewniaj bezpieczne narzędzia, maszyny, materiały i urządzenia niezbędne do wykonania pracy oraz środki ochrony zbiorowej i indywidualnej,
– wszystkie Twoje produkty i usługi spełniają standardy jakości i bezpieczeństwa wynikające z przepisów prawa,
– postępuj zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi normami bezpieczeństwa i higieny pracy,
– reaguj na potrzeby bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) i przeciwpożarowe.

Prawa człowieka i prawo pracy

Przestrzegaj obowiązujących przepisów prawa krajowego i międzynarodowego, w tym Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej, Kodeksu pracy, Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka. W szczególności:
– zatrudniaj pracowników zgodnie z przepisami prawa,
– wynagradzaj swoich pracowników terminowo, stosując co najmniej wymagane prawem minimalne stawki wynagrodzenia, niezależnie od formy zatrudnienia,
– ponoś wszelkie wymagane prawem koszty pracy i opodatkowania,
– wyklucz mobbing w miejscu pracy,
– przestrzegaj przepisów o czasie pracy,
– przestrzegaj zakazu pracy dzieci, pracy przymusowej oraz innych form wyzyskiwania pracowników,
– uznawaj i szanuj prawo pracowników do zrzeszania się.

Zakaz dyskryminacji

Nie stosuj ani nie toleruj żadnych form dyskryminacji ze względu na płeć, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, religię, wyznanie, światopogląd, orientację seksualną, stan zdrowia, niepełnosprawność, wiek, przekonania polityczne, stan cywilny, stowarzyszenie w organizacjach ani żadne inne kryterium. Dotyczy to wszystkich etapów zatrudnienia, w tym rekrutacji, czasu zatrudnienia oraz rozwiązania umowy. Odpowiedzialnie zarządzaj swoimi pracownikami, a w szczególności nie dyskryminuj i nie ograniczaj dostępu swoich pracowników do szkoleń, awansów, premii, równowagi pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.

Ochrona środowiska naturalnego

W naszej działalności ograniczamy swój negatywny wpływ na środowisko naturalne. Oczekujemy, abyś stosował się do przepisów ochrony środowiska, korzystał z najlepszych praktyk oraz monitorował i ograniczał swoje negatywne oddziaływanie na środowisko naturalne. Ograniczanie negatywnego wpływu na środowisko naturalne Przestrzegaj przepisów prawa przy wpływie swojej działalności na środowisko naturalne. Ograniczaj negatywny wpływ w tym obszarze. W szczególności:
– miej aktualne pozwolenia, koncesje, zezwolenia i decyzje środowiskowe dla prowadzonej działalności,
– wypełniaj wszystkie obowiązki związane z monitorowaniem i raportowaniem swojego wpływu na środowisko naturalne,
– badaj swój negatywny wpływ na środowisko naturalne i staraj się go ograniczać,
– edukuj swoich pracowników z ekologii,
– wdrażaj systemy zarządzania ochroną środowiska lub własne regulacje, takie jak: polityka odpowiedzialności społecznej czy polityka środowiskowa.

Odpowiedzialna gospodarka odpadami

Przy gospodarce odpadami:
– minimalizuj ilość wytwarzanych odpadów w swojej działalności i w łańcuchu dostaw,
– jak najbardziej przetwarzaj odpady do ponownego wykorzystania,
– właściwie gospodaruj odpadami i podpisuj umowę na ich odbiór z uprawnionymi do tego podmiotami,
– edukuj pracowników na temat segregacji odpadów.

Ograniczenie emisji gazów cieplarnianych

Ograniczaj emisję gazów cieplarnianych, w tym dwutlenku węgla, w swojej działalności i w łańcuchu dostaw. Odpowiedzialne pozyskiwanie i wykorzystanie surowców
Aby chronić środowisko:
– uwzględniaj kryteria ochrony środowiska w swoich decyzjach zakupowych,
– w swojej działalności ograniczaj zużycie surowców i zasobów, na przykład wody, energii elektrycznej, papieru.

Etyka w biznesie

Jesteśmy uczciwi, przestrzegamy prawa i zasad etyki. Tego samego oczekujemy od Ciebie. Zero tolerancji dla nadużyć i korupcji Przeciwdziałaj wszelkim formom korupcji. Nie uczestnicz w przekupstwie, korupcji, wymuszeniu, defraudacji czy malwersacji. Przygotuj i przestrzegaj kodeks etyki lub inny wewnętrzny dokument w tym obszarze. Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
Przeciwdziałaj ryzyku prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i działalności przestępczej.
Uczciwa konkurencja i prawo antymonopolowe.
Działaj zgodnie z przepisami dotyczącymi uczciwej konkurencji i przepisami prawa antymonopolowego, w szczególności:
– nie uczestnicz w zmowach cenowych,
– nie stosuj cen dumpingowych,
– nie naruszaj tajemnicy przedsiębiorstwa
– nie wprowadzaj w błąd co do pochodzenia produktów oraz ich własności i oznaczenia,
– nie stosuj nieuczciwej reklamy,
– nie naruszaj własności intelektualnej i praw własności przemysłowej,
– nie nadużywaj pozycji dominującej.
Stosuj uczciwe warunki cenowe i handlowe.

Zapobieganie konfliktom interesów

Zapobiegaj i unikaj wszelkich sytuacji powodujących konflikt interesów lub mogących wpłynąć na przejrzystość i uczciwość współpracy. Nie narażaj na szwank swojego ani naszego wizerunku i reputacji. Przy podejrzeniu lub konflikcie interesów poinformuj nas o tym niezwłocznie.
Terminowe regulowanie należności
Terminowo płać należności i inne zobowiązania finansowe współpracującym z Tobą dostawcom, wykonawcom i osobom/stronom trzecim. Terminowo reguluj swoje zobowiązania podatkowe.
Zgłaszanie nieprawidłowości i naruszeń
Poinformuj naszych pracowników, jeśli zauważysz nieprawidłowości, naruszenia, konflikty interesów lub przypadki korupcji.